Patiëntenportaal

  • Online uitleg en ondersteuning

Online zorg via het portaal

Met het patiëntenportaal kun je een aantal functies voor de patiënt online aanbieden:

  • Online afspraken maken;
  • Herhaalrecepten aanvragen;
  • Video- en E-consult;
  • Inzage in het dossier (‘OPEN’).

Waarom online zorg aanbieden via het portaal?

Het portaal zorgt ervoor dat het contact tussen huisarts en patiënt ook online, sneller en makkelijker kan plaatsvinden. Ook kan het portaal een middel zijn om de druk aan de telefoon te verlagen.
Meer weten over de ervaringen van huisartsen?

Interview Sanne:

“Met het promoten van e-consulten hebben we echt het aantal telefoontjes teruggebracht. Dat dit tot iets leidt, dat vind ik leuk. Dat je processen kan stroomlijnen en toch patiëntvriendelijkheid en kwaliteit behoudt.”

Lees hier het hele interview met Sanne Westermann

Interview huisartsen Marjan en Jasper:

“Het is belangrijk om het portaal onder de aandacht te blijven brengen tijdens elk telefonisch en fysiek contact met patiënten.”

Lees hier het hele interview met Marjan en Jasper

Beluister hier de podcast van Jasper Schellingerhout

HIS en het patiëntenportaal

We raden je aan om een portaal te kiezen dat een technische koppeling heeft met het HIS. Dit werkt over het algemeen makkelijker, omdat je geen informatie hoeft te kopiëren en te plakken vanuit het portaal naar het HIS. Ook kun je op deze manier voldoen aan OPEN: de patiënt kan het dossier online inzien in het portaal.

De volgende portalen bieden een geïntegreerde koppeling aan per HIS.

Portaal HIS
PortaalUwZorgOnline: UZO (Pharmeon) HISOmnihis Scipio
PortaalUwZorgOnline: UZO (Pharmeon) HISMicrohis DXC
PortaalUwZorgOnline: UZO (Pharmeon) HISPromedico
PortaalUwZorgOnline: UZO (Pharmeon) HISCGM Huisarts
PortaalMijnGezondheidsNet: MGN (Pharmapartners) HISMedicom
PortaalMy Bricks Patiënt HISMy Bricks Huisarts (Tetrahis)

Aan de slag met het patiëntenportaal

We raden iedereen aan om een patiëntenportaal aan te schaffen. Je kunt contact opnemen met je HIS-leverancier voor meer informatie. De doorlooptijd voor het aansluiten van het portaal is (afhankelijk van het HIS en portaalleverancier) gemiddeld zes weken.

Tips en ondersteuning bij het gebruik van het patiëntenportaal

Na de aanschaf van een patiëntenportaal ondersteunt de leverancier de praktijk bij de implementatie hiervan. De praktijk wordt geïnstrueerd over het gebruik van het portaal, meestal in de vorm van een instructievideo of stappenplan.

Voor tips en ondersteuning bij de aanschaf, implementatie en promotie van het portaal kun je ook bij de ROHA terecht*. Hieronder vind je onze tips.
*Raadpleeg bij technische of inhoudelijke vragen over het portaal of HIS altijd eerst de leverancier (zie contactgegevens in onderstaande tabel).

Ondersteuning bij instructies aan medewerkers
In onderstaande tabel zijn per portaal informatie en mogelijkheden ter ondersteuning vanuit de leverancier te vinden.

Helpdesk: 020 – 650 01 00
helpdesk@pharmeon.nl

HIS

Omnihis Scipio
Helpdesk: 0900-6664447
info@omnihis.nl

Microhis DXC
Helpdesk: 088 – 12 16 747
servicecentre.hg.nld@dedalus.group

Promedico
Helpdesk: 030 – 601 66 20
info@promedico.nl

CGM Huisarts
Helpdesk: 088 – 38 76 433
Info.nl@cgm.com

Informatie voor huisartsenpraktijk

Algemene informatie
Online startershulp
Implementatie handreiking
Vragen en support

O.a. vragen over portaal en implementatie starten.

Informatie en handleidingen per HIS zijn in de beheeromgeving van het portaal te vinden.

Op 24 en 29 juni organiseerde de ROHA i.s.m. Pharmeon HIS-specifieke webinars. Gemist? Kijk ze hier terug.

Pharmeon biedt zelf ook webinars aan. Lees hier hoe je deze webinars terug kunt kijken. Let op: je moet hiervoor inloggen op de beheeromgeving van het portaal.

HIS

Medicom
Helpdesk: 088 – 688 88 88
Contactformulier

Informatie voor huisartsenpraktijk

Algemene informatie
Checklist

HIS

My Bricks Huisarts of Tetrahis
Helpdesk: 043 – 358 82 15
info@tetra.nl

Informatie voor huisartsenpraktijk

Algemene informatie
Verschillende instructievideo’s

Promotiematerialen

Niet aanwezig via Tetrahis.
Meer info

Om de inzet en het gebruik van een patiëntenportaal te integreren in de praktijkvoering, is het raadzaam om met alle praktijkmedewerkers een projectplan en een document met werkafspraken op te stellen zodat het proces van de implementatie en behoud van het portaal geborgd blijft.

* Ondersteuning bij de promotie van het portaal
De ervaring leert dat patiënten het fijn vinden in hun eigen tijd een afspraak te kunnen maken, een bericht achter te laten met een consultvraag of notities en afspraken terug te lezen in het dossier. Huisartsenpraktijken geven aan dat het effect in de dagelijkse praktijk groter is als er meer patiënten via het portaal zorg kunnen regelen. Hieronder staan de door ons verzamelde tips om de patiënt te informeren en te motiveren om ook gebruik te maken van het portaal.

Reclamemateriaal in en rondom praktijk:

  • Posters of flyers (evt. met QR-code) in de wachtkamer plaatsen;
  • Posters op de voordeur van de praktijk plaatsen (voor passerend publiek);
  • Visitekaartjes of flyers (evt. met QR-code) meegeven tijdens of na een consult;
  • Animatie op wachtkamerscherm plaatsen;
  • Banner op website plaatsen;
  • Folder met uitleg over het portaal of mogelijke ondersteuning hierbij voor de patiënt meegeven.

(in bovenstaande tabel vindt u informatie over (de aanschaf van) promotiematerialen- en video’s per portaal)

Tips voor de communicatie in de praktijk:

  • Actief benoemen en nut uitleggen door huisarts of assistente tijdens (telefonisch) consult en direct toestemming vragen en noteren in het HIS zodat een uitnodigingslink verstuurd kan worden. Of direct samen met de patiënt de app installeren met korte instructie (hiervoor is wel wifi nodig). Voor patiënten die hiertoe in staat zijn, is het handig hen te stimuleren om alleen nog te communiceren via het portaal. Het nut van het portaal kun je in laten zien door te vermelden dat labuitslagen hierin worden geplaatst en dat patiënten foto’s van huidaandoeningen mee kunnen sturen met een e-consult.
  • Indien patiënten de mogelijkheid om mailcontact met de praktijk te hebben, kun je een aanmeldlink in de handtekening onder de mail zetten.
  • Benoem de mogelijkheden van het portaal op het antwoordapparaat of wachtbandje.
  • In brieven over bijvoorbeeld de griepvaccinatie kun je patiënten ook uitnodigingen om zich aan te melden op portaal;
  • Bij inschrijving van een nieuwe patiënt direct toestemming vragen/ laten aanmelden;
  • Stuur een mail naar het gehele patiëntenbestand. Meer informatie vind je hier.

Lees hier ook de tips die gedeeld zijn in het webinar over OPEN.

Wil je actief aan de slag met één of meerdere van bovenstaande tips om het portaal te promoten, dan is het leuk om de effecten hiervan bij te houden in de Checklist ‘breng het portaal onder de aandacht bij uw patiënt.

* Ondersteuning bij instructies aan patiënten
Er bestaan per portaal verschillende instructievideo’s en handleidingen voor patiënten. Zie onderstaande tabel.

Pharmeon Bricks Patiënt MGN
Algemene handleiding PharmeonHandleiding Bricks PatiëntBeschikbaar via beheeromgeving MGNDemoversie portaal website patiënt
Aanmaken account PharmeonVideo Bricks PatiëntN.b. MGNInstructies
App: MedGemak
Dossier inzage PharmeonVideo Bricks PatiëntVideo MGNN.b.
Afspraak inplannen PharmeonN.b. Bricks PatiëntVideo MGNVideo
E-consult PharmeonN.b. Bricks PatiëntN.b. MGNVideo
Herhaalmedicatie PharmeonN.b. Bricks PatiëntVideo MGNVideo
Helpdesk / FAQ PharmeonFAQ Bricks PatiëntN.b. MGNFAQ

* N.b. = niet bekend of niet beschikbaar

Engels- of anderstaligen
Het portaal van Pharmeon biedt alleen via de Uw Zorg online app de mogelijkheid voor andere talen. De patiënt kiest bij het installeren van de app de gewenste taal. Alleen de knoppen, basisteksten en FAQ zijn dan anderstalig maar niet het medisch dossier. Via de website is er geen mogelijkheid om voor een andere taal te kiezen.
Voor de portalen van Tetrahis en MGN geldt dat deze knoppen alleen in het Nederlands en Engels beschikbaar zijn.

Laaggeletterdheid
In Nederland is ongeveer 12% van de bevolking laaggeletterd. In Amsterdam is dat 16%. Mensen die laaggeletterd zijn hebben moeite met het invullen van formulieren, werken met de computer en begrijpen van informatie over gezondheid en zorg. Deze patiënten zullen meer moeite hebben met het gebruik van het patiëntenportaal.

Er zijn verschillende instanties die ondersteuning voor laaggeletterde patiënten bieden zoals Pharos (landelijk), het Achterstands Ondersteunings Fonds(AOF, voor huisartsenzorg in Amsterdam/ Almere), Stichting ABC (landelijk), Stichting Lezen En Schrijven (LES, landelijk) en het Amsterdams Taalakkoord (Amsterdam).

In onderstaande tabel hebben wij een aantal tips en vormen van ondersteuning voor zowel huisartsen als patiënten verzameld voor het omgaan met beperkte digivaardigheden of laaggeletterdheid.

Voor patiënten

Helpdesk portalen:

Telefonische helpdesk voor digitale ondersteuning:

E-learnings en instructievideo’s over digitale toepassingen zoals het portaal:

Contact

Heb je vragen of hulp nodig bij de aanschaf, implementatie of het gebruik van het patiëntenportaal? Neem contact op met Claudia Borsch.

Project OPEN en PGO

Vanaf 1 juli 2020 heeft de patiënt ook het recht op elektronische inzage, dat via het portaal beschikbaar gesteld kan worden. 77% van de huisartspraktijken in Amsterdam heeft inmiddels het dossier open gezet in het portaal en 7,7% van de patiënten heeft het dossier geraadpleegd (status april 2021).

Voor meer informatie over het project en veelgestelde vragen en antwoorden over (het verschil tussen een portaal en) een PGO kun je de projectwebsite, folder en FAQ bekijken.

Heb je vragen over OPEN en een PGO? Neem contact op met Sophie Ligtenstein via open@rohamsterdam.nl

FAQ

Ja, dat kan. Voor Omnihis gebruikers zal dit beschikbaar komen in de nieuwe release, die gepland staat omstreeks juli 2021. Houdt de berichtgeving van Omnihis in de gaten.

Je kunt maar één keer je eigen mailadres gebruiken voor aanmelding op het portaal, dus aanmelden voor het kind moet op een uniek, ander mailadres. Indien er een mailadres is aangemaakt voor het kind, kan deze worden gebruikt voor aanmelding.

Als er geen mailadres beschikbaar is voor het kind kan er een ‘alias’ mailadres worden aangemaakt binnen het mailaccount van de ouder. Op deze manier kan een account voor het portaal worden aangevraagd.

Het landelijke OPEN bureau adviseert vooralsnog het portaal voor minderjarigen af te sluiten.

De OPEN ICT-basiseisen vereisen veilige online inzage voor iedereen in Nederland. Voor kinderen jonger dan 16 jaar is dat nog niet goed mogelijk. Daarom geldt voor hen voorlopig een uitzondering.

Een kind tussen de 12 en 16 jaar heeft een eigen inzagerecht. Ouders hebben slechts recht op informatie, voor zover die informatie relevant is voor het geven van toestemming voor een behandeling van het kind. Voor inzage in het medisch dossier door de ouders dient het kind toestemming te geven.

Voor deze processen is op dit moment nog geen goede ondersteuning in de HISsen. Het ministerie van BZK verwacht dit pas in 2021 opgelost te hebben.

Lees hier het gehele bericht van OPEN.

Het is, behalve in MGN van Medicom, niet mogelijk om enkel online inzage te blokkeren in het portaal voor de minderjarige en toch nog gebruik te maken van online afspraken maken, e-consult en herhaalmedicatie.

We adviseren de toegang tot het portaal voor minderjarigen tijdelijk op te heffen en opnieuw aan te laten melden bij het eerstvolgende fysieke bezoek in de praktijk.  Op deze manier kan de minderjarige het account zelf beheren en toestemming geven voor gebruik van het portaal en inzagerecht door de ouder.

Deze patientenbrieven kun je gebruiken om de minderjarigen te informeren.

Advies voor 11- 16 jarigen
Sluit het portaal af en vraag de minderjarige naar de praktijk te komen om zelf het portaal af te laten sluiten. Door ook de accounts te sluiten van de 11 jarigen, hoef je het komende jaar niet iedere maand een nieuwe ‘opschoning’ uit te voeren.

Zie ook de uitleg in de patiëntenbrief die je kunt gebruiken.

Advies voor 16-17 jarigen (account aangemaakt voor 16e)
Sluit het portaal af en vraag de 16-17 jarigen zelf online opnieuw te registreren met een eigen mailadres en wachtwoord.

Zie ook de uitleg in de patiëntenbrief die je kunt gebruiken.

Advies voor 18-20 jarigen en 16 en 17 jarigen (die al wel 16 waren bij aanmaken account)
Informeer de patiënt over dossierinzage in het portaal en maak hem of haar attent op mogelijk gebruik door ouders.

Zie ook de uitleg in de patiëntenbrief die je kunt gebruiken.

Ondersteuning vanuit de ROHA

We nemen contact op met de praktijken die aan hebben gegeven met het portaal aan de slag willen.

Nog niet aangegeven? Mail ons via cborsch@rohamsterdam.nl.

Vragen en contact

Heb je vragen?

Claudia Borsch (bereikbaar maandag t/m donderdag)
cborsch@rohamsterdam.nl
06-39599383