Consult of overleg via beeldbellen

Bijna een kwart van de volwassen Nederlanders vindt een face-to-face afspraak niet langer de prettigste manier om met een arts te praten over medisch advies of een behandeling. De oorzaak hiervoor ligt in een groeiend vertrouwen in moderne technologie zoals beeldbellen (ICT&health, 2021).

Zorg op afstand brengt vele voordelen: het vermindert de druk op de zorg, scheelt reistijd voor de patiënt, zij hoeven geen dag(deel) meer vrij te nemen voor een artsenbezoek, en zij kunnen in hun eigen vertrouwde omgeving blijven en zelf kiezen welke familieleden of vrienden zij aanwezig willen hebben tijdens het gesprek (AD, 2021). De voordelen ten opzichte van een telefonisch consult zijn meer oog voor non-verbale communicatie en minder afstand of ‘zakelijkheid’ (Skipr, 2021).

Het kunnen aanbieden van een videoconsult aan jouw patiënten is dus erg belangrijk. Maar hoe doe je dit en wat heb je hier voor nodig?

Wat moet je technisch regelen om te kunnen starten met beeldbellen?

  1. Een stabiele internetverbinding
  2. Een camera (inclusief audio)
  3. Een beeldbelapplicatie
  • Een beveiligde wifi-omgeving. Met behulp van wifi kunnen diverse mobiele apparaten zoals de laptop, smartphone of tablet (bijv. een Ipad) worden verbonden.
  • We raden aan te investeren in een stabiele wifi omgeving zodat diverse mobiele apparaten moeiteloos kunnen worden gebruikt.
  • Vaste internetverbinding via de vaste computer.
  • Als het HIS in een aparte ‘technische’ omgeving is geplaatst (bureaublad op afstand/tweede bureaublad/Remote Desktop/Citrix-omgeving/Thin Clients) en er geen stabiele internetverbinding mogelijk is in de spreekkamer, moet er mogelijk een nieuwe internetverbinding tot stand te worden gebracht. Neem contact op met de systeembeheerder voor de mogelijkheden.

Je kunt gebruik maken van de volgende mogelijkheden.

Bij een draadloze, wifi verbinding:

  • Beeldbellen via een extra scherm met een smartphone, laptop of tablet/ iPad (goedkoper dan een laptop) met camera. Dit is handig omdat je met een extra scherm werkt en op de (vaste) computer kunt blijven werken met het HIS.

Als er alleen een bekabelde internetverbinding is in de praktijk kun je:

  • Beeldbellen via een webcam met audio aangesloten op de vaste computer of een desktop met webcam. Zie hier een voorbeeld van een goede webcam. We raden aan om een extra scherm te plaatsen voor meer gemak in gebruik.
  • Een laptop met een netwerk- uitgang en een camera gebruiken.

Als er geen stabiele internetomgeving mogelijk is in de spreekkamer:

  • Beeldbellen via een iPad of smartphone met 4G verbinding. Zorg in dit geval voor een ruime data bundel. Een stabiele wifi verbinding is bij (veel) gebruik doorgaans goedkoper. Neem contact op met de systeembeheerder.

Beeldbellen met de patiënt, of gesprekken voeren waarin patiëntgevoelige informatie wordt gedeeld, doe je veilig met een beeldbelapplicatie die voldoet aan ISO27001 en NEN7510. Kies bij voorkeur een applicatie die speciaal voor gebruik in de zorg is ontwikkeld en waarmee een integratie met het patiëntenportaal mogelijk is. De LHV biedt een overzicht van bestaande beeldbelapplicaties en welke mogelijkheden deze bieden. Onderstaande tabel bevat een aantal door ons geadviseerde en veilige applicaties. Door dit stroomschema te raadplegen kun je zien welke applicatie het meest geschikt is voor jouw praktijk. Wij adviseren je gebruik te maken van een geïntegreerde beeldbelmodule in het patiëntenportaal. Een geïntegreerde module zorgt ervoor dat de patiënt zélf een beeldbelafspraak in kan plannen via het patiëntenportaal en dat de link automatisch naar de patiënt verstuurd wordt en in de HIS-agenda bij de ingeplande afspraak komt te staan. Bij geen gebruik van een geïntegreerde module kan patiënt zowel via het portaal als daarbuiten een afspraak inplannen, maar dan moet de assistent of huisarts de link handmatig naar de patiënt sturen.

Leren beeldbellen

Het is natuurlijk eenvoudiger om te starten met beeldbellen met de patiënt als je je zeker voelt in het gebruik met beeldbellen. We raden je aan om zelf eens met paar collega’s te oefenen. Je kunt dit doen met de gratis applicatie van MDO beeldbellen van Caresharing. Oefen na aanschaf van een geïntegreerde beeldbelapplicatie ook eerst even met je collega’s en test uit waar de gemaakte afspraak van de patiënt komt te staan.

Ook worden er diverse trainingen beeldbellen gegeven via de LHV academie.

Houd onze website in de gaten voor trainingen en ondersteuning omtrent beeldbellen.

Tips en meest gestelde vragen over beeldbellen

Voordelen voor de patiënt:

  • In eigen, vertrouwde omgeving;
  • In eigen tijd waardoor consult makkelijker in te plannen is;
  • Geen reistijd (en geen risico op bijv. covid-besmetting);
  • Ook mogelijk wanneer patiënt op vakantie is.

Voordelen voor de zorgverlener:

  • Patiënt-/ persoonsgericht werken (voor patiënten die behoefte hebben aan een videoconsult);
  • Zorg op afstand; minder risico op (covid)besmetting, geen volle wachtkamer;
  • Persoonlijker dan een telefonisch of e-consult, bevordert vertrouwensband met patiënt.

Voordelen van een videoconsult ten opzichte van telefonisch consult:

  • Non-verbale communicatie is zichtbaar; je ziet veel sneller of de patiënt jouw uitleg begrijpt, je kunt emoties zien en daar naar vragen.Dit werkt andersom ook zo voor de patiënt; hij kan bij het stellen van vragen zien hoe de zorgverlener reageert.
  • Iemand in zijn persoonlijke omgeving zien geeft vaak ook een beter beeld van de persoon;
  • Het visuele aspect van beeldbellen geeft zorgverleners meer mogelijkheden om de patiënt op zijn gemak te stellen; er is meer ruimte voor een informeel gesprek.
  • Mogelijkheid om oefeningen en technieken voor te doen aan de patiënt;
  • Achterhalen van de exacte locatie van de klacht;
  • Derden kunnen gemakkelijker aanhaken.
  • Lichamelijke en/of psychische klachten waar (nog) geen lichamelijk onderzoek voor nodig is;
  • Bespreken van testuitslagen;
  • Vervolg- en/of controleafspraken (bijvoorbeeld voor de POH);
  • Controle na ontslag uit ziekenhuis;
  • Bij besmettelijke (huid)aandoeningen;
  • Triage voorafgaand een fysiek consult; is het écht nodig om langs te komen op de praktijk?
  • Onderzoek/ inschatten mate van ernst bij ziek kind.
  • Lees hier onze tips voor beeldbelconsulten in de chronische zorg.
  • Indien je regelmatig gaat beeldbellen met patiënten, is het geadviseerd een protocol of werkafspraken (eenduidig beleid) op te stellen waarin de benodigde stappen en acties zijn verwerkt. Dit naslagwerk is handig voor huidige en nieuwe medewerkers. Tips over het implementeren van beeldbellen in de praktijkvoering zijn in de handreiking ‘Videoconsulten in de zorg’ te vinden. Ook hebben wij vast een invuldocument voor werkafspraken voor je gemaakt. Belangrijk is om hierin op te nemen op welke wijze de patiënt een videoconsult aan kan vragen (bijv. via het patiëntenportaal) en welke stappen de praktijk dient te doorlopen om het videoconsult tot stand te brengen. Houd hierbij ook rekening met (afspraken over) het openzetten van ‘blokken voor videoconsulten’ in de HIS-agenda. Overweeg om bijvoorbeeld blokken van maximaal 1 uur achter elkaar in te plannen met een pauze van een uur, zodat je verschillende vormen van consulten kunt afwisselen.
  • Communiceer met jouw patiënten dat de praktijk de mogelijkheid biedt om te beeldbellen. Doe dit bijvoorbeeld door dit op jouw praktijkwebsite te zetten. Zie hier een goed voorbeeld.
  • Zorg daarnaast voor een heldere instructie over beeldbellen naar de patiënt toe zodat zij voorafgaand een videoconsult voldoende geïnformeerd en geïnstrueerd zijn. In de meeste gevallen biedt de leverancier van de gekozen beeldbelapplicaties hier meer informatie zoals folders en spreadsheets voor. Zorg dat in deze instructie ook is vermeld met wie de patiënt contact op kan nemen bij vragen. Denk hierbij aan de Helpdesk Digitale Zorg.
  • Stel jezelf een doel, bijvoorbeeld: ‘ik ga minstens twee keer per week een videoconsult met een patiënt voeren’. Alleen door herhaling en ervaringen leer je hoe je het beste kunt beeldbellen en wat voor jou en jouw patiënten wel en niet werkt.
  • Zorg dat je de technische voorzieningen aangeschaft, geïnstalleerd en gecontroleerd hebt (doen microfoon en camera het?). Je kunt dit testen door een ‘test’ videoconsult in te plannen met een collega of ‘testpatiënt’.
  • Een externe microfoon- koptelefoon zorgt voor minder ruis (en is fijn voor het thuisfront als je thuis werkt). Dit is overigens een goed instapmodel.
  • Zorg voor een extra webcam en/of headset zodat je voorbereid bent op eventuele mankementen van huidige apparatuur.
  • Zorg voor een professionele setting (geen afleiding op de achtergrond, maar ook geen strakke witte muur (een plant of rustig schilderij kunnen bijvoorbeeld wel).
  • Draag witte kleding, dan kom je beter uit.
  • Ga niet helemaal in het midden zitten. Het is uitnodigend en voelt meer als een echt gesprek als je niet in het midden van het beeld zit.
  • Controleer of je de juiste patiënt voor je hebt.
  • Controleer of hij/zij zich op zijn gemak voelt. Zit hij/zij prettig? Kan hij/zij vrij spreken of zijn er anderen in de omgeving waar je rekening mee moet houden?
  • Neem aandacht voor de kwaliteit van beeld en geluid bij de patiënt. Horen en zien wij elkaar goed? Vraag de camera te richten op gezicht, schouders en armen; zo kun je mimiek en handgebaren van patiënt goed zien en signaleren hoe de patiënt zich voelt.
  • Stel iemand op zijn gemak, is het de eerste of tweede keer? Doe dit pas op het moment dat de emotie er ook is, dus als je merkt dat patiënt wat gespannen is.
  • Bij weerstand van de patiënt, of wanneer je merkt dat de voorkeur niet uitgaat naar een beeldbelconsult, kun je erkennen dat dit ‘anders dan in het echt’ is en evt. uitleggen waarom je hiervoor hebt gekozen. Nodig de patiënt uit om het op deze manier te proberen.
  • Probeer af en toe eens ‘oogcontact’ te maken door in de camera te kijken.
  • Beeldbellen met kwetsbare ouderen of patiënten met beperkte digitale en gezondheidsvaardigheden is mogelijk. Meer informatie van Pharos hierover vind je in de verkenning Beeldbellen met mensen met beperkte digitale en gezondheidsvaardigheden en de Checklist beeldbellen.

Ervaringen uit de praktijk

Lees hier meer over de ervaring van een praktijkondersteuner en videobellen, of lees de ervaringen met de implementatie van videoconsulten van huisarts Sanne Westermann, Ali Akyuz en praktijkmanager Mark van Dalen.

Overige opties

Naast bovengenoemde digitale mogelijkheden kan je voor digitaal overleg tussen collega’s onderling ook denken aan het gebruik van SkypeZoomWhereby en beeldbellen in Teams. Deze opties zijn echter niet specifiek voor gebruik in de zorg en onvoldoende beveiligd voor overleg over vertrouwelijke informatie. Gebruik deze wel voor bijvoorbeeld overleg binnen je wijkteam of als praktijkondersteuners met elkaar, maar deel geen gevoelige informatie.

Vragen en contact

Heb je vragen over dit onderwerp of heb je een goede aanvulling?

Claudia Borsch (bereikbaar maandag t/m donderdag)
cborsch@rohamsterdam.nl
06-39599383

Handleidingen en downloads

WeSeeDo
Voor de diverse handleidingen kun je de kennisbank van Pharmeon raadplegen.

Handleidingen Cboards Beeldbellen

Instructiefilm Cboards beeldbellen

Handleiding Tetrahis beeldbellen